PRAXISBEISPIELE

„Wir haben Herrn Mehrling für die Analyse (Quick Scan) unseres kompletten Einkaufsbereiches, bestehend aus Rohstoff- und technischem Einkauf, beauftragt. Herr Mehrling kommt nicht als typischer Unternehmensberater rüber. Man merkt sofort, dass er große Erfahrungen im Industrieeinkauf hat. Er hat uns eine Vielzahl von Verbesserungspotenzialen aufgezeigt und uns qualitativ hochwertige Analysen geliefert. Die darin übergebenen Ergebnisse werden wir ausnahmslos in der nächsten Zeit umsetzen. Für seine Arbeit hat Herr Mehrling nur positives Feedback erhalten.“

Kundenfeedback

„Ich habe Herrn Mehrling als allzeit souveränen Einkaufsmanager kennen gelernt, der sich mit hoher Sozial- und Führungskompetenz schnell in ein neues Umfeld eingefügt hat. Mit Gelassenheit und großer Durchsetzungsstärke hat er viele Verhandlungssituationen und Projekte selbständig und erfolgreich umgesetzt. Sein unabhängiger Rat in strategischen und organisatorischen Fragen war stets im Sinne des Kunden. Ich würde Herrn Mehrling jederzeit wieder engagieren.“

Globaler Marktführer Elektrokomponenten, Energiebranche

Interim Management

Die Situation:

Der Kunde hat in ein weltweit einzigartiges Projekt im dreistelligen Millionenwert investiert. Dies war mit einem sehr hohen Aufwand im Bereich Projektmanagement verbunden. Die eigenen Kapazitäten und das firmeninterne Know-how reichten dazu nicht aus.

Meine Aufgabe:

Als Interim Manager und Projektmanager im Einkauf war ich für ein Vergabevolumen von ca. 150 Mio. Euro verantwortlich. Beschaffungsobjekte waren Baugewerke, Maschinen und maschinelle Anlagen, kraftwerkspezifische Gewerke und Dienstleistungen.

Meine Herausforderungen:

  • Handling der komplexen und schwierigen Beschaffungsobjekte
  • Sicherstellung der Projektziele (Kostensicherheit, Terminierung)
  • Zielorientierte Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams

Meine Erfolge:

Ich konnte alle Herausforderungen herausragend lösen und ein Einsparungsvolumen im hohen zweistelligen Millionenbereich erreichen. Gemeinsam mit den Fach- und Projektbereichen richtete ich den kompletten Vergabeprozess („von der Bedarfsentstehung bis zur Vertragsunterschrift“) nach meiner entwickelten Prozesskette aus. Bei der Beschaffungsmarktforschung gelang mir die Qualifizierung von 3 neuen Sourcing-Quellen. Dadurch konnte der Wettbewerb in den relevanten Warengruppen massiv gefördert werden. Alle Beschaffungsobjekte wurden termingerecht und innerhalb der Budgets beauftragt.

Die Situation:

Das Unternehmen befand sich in der Restrukturierungsphase. Die Potenziale und Umsetzungsreserven des Einkaufsbereichs sind nicht klar.

Meine Aufgaben:

  • Quick Scan Einkauf
  • IST-Analysen, Konzepterstellung und Handlungsempfehlungen für die Bereiche Rohstoffeinkauf und technischer Einkauf
  • Schwerpunkte: Spend-Analysen, Materialgruppen-, Lager- und Lieferantenmanagement, Prozessbewertung SCM, Zielsysteme, Online-Bestellsysteme, Einkaufsrichtlinien, Compliance-Maßnahmen, Analyse und Bewertung von Beschaffungsrisiken
  • Entwicklung eines Phasenmodells für Vergaben im Technischen Einkauf sowie Training der Einkaufsmitarbeiter

Meine Herausforderungen:

  • Schnelles Einfinden in die fremde Unternehmenskultur
  • Effiziente und zeitgerechte Umsetzung der Beratungsziele

Mein Erfolg:

Nach 32 Beratertagen erhielt die Geschäftsführung eine vollumfängliche Analyse im vereinbarten Umfang.

Die Situation:

Einzelne Produktgruppen sollten umgestellt und in einen neuen Geschäftsbereich integriert werden. Die eigenen quantitativen und qualitativen Kapazitäten reichten hierzu nicht aus.

Meine Aufgaben:

Als Interim Manager im Einkaufsbereich war ich verantwortlich für ein Vergabevolumen von ca. 16 Mio Euro. Beschaffungsobjekte waren Strangpressprofile, Guß- und Kunststoffteile, Verbindungselemente, Pneumatik- und Hydraulikteile. Meine Projekt- und Beratungsleistung betraf:

  • Umstellung und Integration der relevanten Warengruppen in das Tagesgeschäft des neuen Geschäftsbereiches
  • Entwicklung von Warengruppenstrategien
  • Claim Management
  • Lieferantenentwicklung und Kapazitätsabsicherung

Meine Herausforderungen:

Die Umstellung aller Produktgruppen für den neuen Geschäftsbereich geschah unter immensem Zeitdruck, da man in Hinsicht auf den Projektplan bereits vier Monate im Verzug lag. Gleichzeitig galt es, das hohe Beschaffungs- und Versorgungsrisiko zu managen.

Meine Erfolge:

Durch eine effiziente und effektive Vorgehensweise konnten die Verzögerungen des Zeitplans aufgeholt werden. Die innerbetriebliche Umstellung verlief reibungslos.

Die Situation:

Das Unternehmen wurde vom Wettbewerber übernommen. Der neue Eigentümer entschied, die eigene Fertigung zu schließen und lediglich die Montage der Endprodukte am Standort zu belassen.

Meine Aufgaben:

Als Interim Manager im Einkaufsbereich (Funktion: Leiter Materialwirtschaft) war ich verantwortlich für ein Vergabevolumen von ca. 30 Mio. Euro. Beschaffungsobjekte: Stanz-/Biegeteile, mechanische Baugruppen, Dreh- und Frästeile, Rohmaterialien, Halbzeuge, Guss- und Schmiede- und Kunststoffteile, Steuerungselektronik, elektrotechnische Artikel, Lager und Führungen. Zu meinen Aufgaben gehörten:

  • Outsourcing der Bezugsteile von zu schließenden Produktionsabteilungen
  • Integration in die bestehenden Einkaufsstrukturen des Mutterkonzerns
  • Beratung und Implementierung von SAP R/3 MM
  • Optimierung von Prozessen und Abläufen, v. a. im Bereich Logistik
  • Mitarbeitercoaching

Meine Herausforderungen:

Die aufwändige Umstellung musste in nur vier Monaten vonstatten gehen. Alle Serien- und Kundendienstaufträge mussten gleichzeitig sichergestellt werden. Rund 14.000 bisher eigengefertigte Teile mussten auf Fremdfertigung umgestellt werden.

Meine Erfolge:

Für die Firma ergab sich ein wirtschaftliches Plus, denn die Kosten für die Fremdbeschaffung lagen anschließend unter den vormaligen Herstellungskosten. Die Versorgungssicherheit wurde voll gewährleistet – und dies unter zum Teil sehr widrigen Bedingungen.

Die Situation:

Das Unternehmen musste sich verstärkt global ausrichten, insbesondere in Richtung der chinesischen Absatz- und Beschaffungsmärkte. Daher sollte auch der Einkaufsbereich stärker an diese Strategie angebunden werden.

Meine Aufgaben:

Als Interim Manager im Einkauf war ich für ein Vergabevolumen von ca. 150 Mio. Euro verantwortlich. Meine Aufgaben waren:

  • Nachhaltige Umsetzung des Materialgruppen-Managements
  • Optimierung von Prozessen und Abläufen im Einkauf
  • Neustrukturierung und Entwicklung der Abteilung Purchasing
  • Fachliche und Persönliche Weiterentwicklung der Einkaufsmitarbeiter
  • Definition und Aufbau eines Lieferantenmanagements (inkl. Bewertungssystem)
  • Erarbeitung und Einführung eines gruppenweiten, einheitlichen Contract Managements
  • Ausbau und Weiterentwicklung des gruppenweiten Einkaufs-Reporting (inkl. Controlling Cost Cutting)
  • Intensivierung der Zusammenarbeit mit der chinesischen Einkaufsorganisation

Meine Herausforderungen:

Die Aufgabe war langfristig angelegt und es war eine stark mitarbeiterorientierte Vorgehensweise notwendig.

Meine Erfolge:

Alle Prozesse wurden optimiert, und das geforderte Einsparungspotenzial wurde umgesetzt. Die Mitarbeitermotivation ist sehr stark gestiegen.

Die Situation:

Die Einkaufspositionen waren zu 50 Prozent vakant, die Kapazitäten durch interne Projekte gebunden. Die eigenen quantitativen und qualitativen Kapazitäten reichten nicht aus.

Meine Aufgaben:

Als Interim Manager im Einkauf (Beschaffungsobjekte: Kunststoffe/Kunststoffteile) hatte ich folgende Aufgaben:

  • Aufbau einer neuen Warengruppe unter Einbeziehung von Einkaufsbereichen in UK, Frankreich und Schweiz
  • Analyse von Einsparungspotenzialen
  • Unterstützung des Director Purchasing bei strategischen Fragestellungen und Sonderaufgaben
  • Prozessoptimierung im Beschaffungsbereich
  • Verhandlung und Vergabe von Aufträgen

Meine Herausforderungen:

Sehr (!) schneller Start ohne Einarbeitungszeit in das Aufgabengebiet.

Meine Erfolge:

Alle Projekte wurden erfolgreich zu Ende geführt und alles wieder in ruhige Bahnen gelenkt.

Die Situation:

Aufgrund massiver Marktverwerfungen und neuer regulatorischer Eingriffe stand das Unternehmen unter einem hohen Veränderungsdruck. Diesem war auch der Einkaufsbereich ausgesetzt. Bei den Änderungsprojekten herrschte eine hohe Taktfrequenz.

Meine Aufgaben:

Als regionaler Leiter der Materialwirtschaft war ich für die fachliche und disziplinarische Führung der Bereiche Einkauf und Lagerwirtschaft mit insgesamt 30 Mitarbeitern verantwortlich. Zudem verantwortete ich als  Mandatsträger die Warengruppen für das Gesamtunternehmen. Das Einkaufsvolumen betrug ca. 210 Mio Euro. Ferner war ich als Projektkaufmann für ein Großprojekt (ca. 600 Mio) und Ausfuhrbeauftragter tätig.

Meine Herausforderung:

Übernahme einer vollumfänglichen Aufgabenstellung – strategisch, projektorientiert und operativ.

Meine Erfolge:

Alle Prozesse konnten optimiert, das neue Warengruppenmanagement gestaltet und umgesetzt werden. Die Restrukturierung zur Einführung neuer regionaler Strukturen über zwei Standorte konnte ich erfolgreich bewerkstelligen.

Die Situation:

Das Unternehmen musste permanent seine Produktionskapazitäten erweitern. Dazu gehörte auch die Investition in neue Produktionshallen, maschinelle Anlagen und Maschinen. Insbesondere die Beschaffung von Bearbeitungszentren auf den internationalen Beschaffungsmärkten hatte eine gewichtige Rolle. Allerdings wurden vor meiner Tätigkeit bei Neuinvestitionen die geplanten Ziele nicht erreicht.

Meine Aufgabe:

Leiter im Einkaufsbereich

Meine Herausforderungen:

Komplexe Maschinen und maschinelle Anlagen wurden bisher in einem wenig strukturierten Prozess beschafft. Die Einkaufsabteilung war damit ein Einfallstor für „Backdoor-Selling“. Oftmals wurde nur mit dem von vorneherein ausgesuchten Wunschlieferanten verhandelt.

Meine Erfolge:

Ich brachte das Unternehmen zu der Einsicht, diese nicht optimalen Zustände ändern zu wollen. Durch die Gestaltung und den Aufbau des Investitionsgütereinkaufs konnte der Prozess optimiert und die gewünschten Investitionsziele sichergestellt werden. Es wurde eine Prozesskette eingeführt, durch die eine professionelle Beschaffung von Investitionsgütern erreicht werden konnte. Ein wesentlicher Baustein für die erfolgreiche Umsetzung bestand in der intensiven und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.

Vergabemanagement

Die Situation:

Ein Netzbetreiber steht vor der Aufgabe, den bisher weltweit beispiellosen Bau von Gleichstromtrassen innerhalb von Deutschland durchzuführen. Wesentliche Steuerungsleistungen, planungsbezogene Leistungen (Planungskoordination, Logistik, Wegerechtskoordination, usw.) und Serviceleistungen sollten an ein Drittunternehmen beauftragt werden (EPCM-Contractor). Die internen Kapazitäten der Einkaufsabteilung waren für diese einjährige Projektaufgabe nicht ausreichend. Die Vergabe erfolgte unter der strengen Einhaltung des EU-Vergaberechts/Sektorenverordnung.

Meine Aufgaben:

Als Vergabemanager übernahm ich die Umsetzung des Vergabeprozesses von der EU-Ausschreibung bis zur Vertragsunterschrift.

  • Vorbereitung der Ausschreibung
  • Fachliche Mitwirkung und Koordination bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und Vergabeunterlagen
  • Begleitung und Auswertung des Teilnahmewettbewerbs
  • Begleitung der Ausschreibungsphase
  • Koordination Beantwortung der Bieterfragen
  • Verhandlungsführung der Bietergespräche
  • Koordination der Vergabephase, insb. Unterstützung bei der Vertragsgestaltung

Meine Herausforderungen:

Ein besonderes Highlight war für mich die Übernahme der Verhandlungsführung über einen Zeitraum von mehreren Wochen mit zahlreichen Bietern und damit das Ziel diese Verhandlungen jederzeit sicher zu führen. Teilweise waren an den jeweiligen Bietergesprächen bis zu 50 Personen (!) beteiligt. Diese komplexe Aufgabe bewältigte ich mit einem persönlichen Mix aus Konzentration auf das Wesentliche, situativen Durchsetzungsvermögen und diplomatischen Geschick an der richtigen Stelle.

Meine Erfolge:

Ich übernahm eine wichtige Rolle im Vergabeteam und habe damit wesentlich dazu beigetragen, daß die Vergabe unter den Maßgaben des EU-Vergaberechts innerhalb der geplanten Zeit und im Budgetrahmen erfolgen konnte. Der Kunde war sehr zufrieden. Die beteiligten Bieter hatten keine Einwände über das gesamte Verfahren geäußert.

Die Situation:

Einer der größten deutschen Verkehrsflughäfen steht vor der ständigen Herausforderung seine Betriebsabläufe zu optimieren und die Kapazitäten flexibel an die Schwankungen, die durch die Corona-Krise entstanden waren, anzupassen. Neben der Deckung des täglichen Bedarfs erfordert dies erhebliche zusätzliche Investitionen, insbesondere in IT-Systeme und Baumaßnahmen, um den Anforderungen des dynamischen Flugbetriebs gerecht zu werden.

Meine Aufgabe:

Als interimistischer Einkaufsleiter übernahm ich die Leitung eines Teams von etwa 30 Mitarbeitenden, nachdem die Vorgängerin das Unternehmen verlassen hatte und drei nachfolgende Führungspositionen unbesetzt waren. Meine Hauptaufgabe bestand darin, den reibungslosen Geschäftsablauf im Bereich der öffentlichen Vergabe sicherzustellen.

Meine Herausforderungen:

  • Sofortige Sicherstellung der Führungsfähigkeit des Bereichs
  • Abbau von Verunsicherungen durch einen vertrauensvollen, wertschätzenden Führungsstil, um die Mitarbeiter abzuholen und zu motivieren
  • Identifikation von potenziellen internen Talenten oder externen Bewerbern für die Besetzung der vakanten Führungspositionen
  • Optimierung und Vereinfachung der bestehenden Beschaffungsprozesse
  • Schaffung einer Grundlage für eine vertrauensvolle und effektive Zusammenarbeit mit den anderen Bereichen

Meine Erfolge:

Innerhalb von nur sechs Monaten konnte ich alle genannten Herausforderungen zur vollständigen Zufriedenheit der Kunden lösen. Zwei der drei vakanten Führungspositionen konnten mit eigenen Mitarbeiter besetzt werden. Diese langjährigen Mitarbeiter gewannen das Vertrauen und die Motivation, um künftig als Teamleiter im Unternehmen aktiv zu sein
Die bereichsübergreifende Zusammenarbeit verlief nahezu konfliktfrei. Besonders die vormals schwierige Schnittstelle zum Rechtsbereich wurde erfolgreich neu strukturiert, was zu einer reibungslosen und effizienten Zusammenarbeit führte und dem Unternehmen entscheidende Vorteile brachte.

Die Situation:

Ein großer Stadtwerke-Betrieb in Deutschland steht vor umfangreichen Herausforderungen durch die Energiewende, Modernisierungsmaßnahmen im Straßenbahnnetz und den Umbau der Stadt zur „Smart City“. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sind Investitionen im dreistelligen Millionenbereich erforderlich – ein Volumen, das das übliche Vergabevolumen des Unternehmens bei Weitem übersteigt. Zusätzlich zur Modernisierung des Verkehrsnetzes steht auch die Anbindung eines komplett neuen Stadtteils an das Straßenbahnnetz an.

Angesichts dieses umfangreichen Auftragsvolumens stößt die Einkaufsabteilung mit den vorhandenen Kapazitäten an ihre Grenzen. Deshalb wurde ich mit der temporären Unterstützung beauftragt, um den Einkaufsbereich bei der Bewältigung dieser anspruchsvollen Aufgaben zu entlasten und eine reibungslose Vergabe sicherzustellen.

Meine Aufgabe:

  • Schnellstmögliche Übernahme der Aufgabengebiete:
    Zügige Einarbeitung und Übernahme der relevanten Zuständigkeiten, um den laufenden Betrieb zu unterstützen
    Schnelles Einfinden in den kundenseitig zur Verfügung gestellten Systeme
  • Schnelles Einfinden in die kundenseitig zur Verfügung gestellten Systeme
    Um den Arbeitsprozess nahtlos fortzuführen, was es essenziell, die vorhandenen IT- und Vergabesysteme des Kunden rasch zu verstehen und effektiv zu nutzen.
  • Einarbeitung in die Projekte und technisches Verständnis entwickeln:
    Für eine erfolgreiche Projektleitung war es notwendig, ein fundiertes technisches Verständnis für die einzelnen Gewerke zu entwickeln und die Projekthintergründe gründlich zu erfassen.
  • Methodisches Begleiten der Stakeholder durch die Vergabeverfahren:
    Die Stakeholder wurden methodisch durch alle Phasen des Vergabeprozesses, geführt, um eine reibungslose und zielgerichtete Durchführung sicherzustellen.
  • Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Ablaufs in den Vergaben:
    Verantwortung für die ordnungsgemäße Abwicklung der Vergabeverfahren, um die Einhaltung aller relevanten Regularien und Abläufe zu gewährleisten.
  • Entwicklung eines Prozesses für Konzessionsvergaben und Durchführung von Vergaben in diesem Bereich:
    Aufbau eines strukturierten Verfahrens zur Konzessionsvergabe und Durchführung von Ausschreiben in diesem speziellen Bereich, um den Anforderungen an Konzessionsvergaben gerecht zu werden.

Meine Herausforderungen:
Bei diesem Auftrag stieß ich auf keine Herausforderungen, die über das übliche Maß hinausgingen. Es ging lediglich darum, Kapazitätsengpässe abzubauen. Der Einkaufsbereich war sehr gut organisiert und zeichnete sich durch klare und transparente Prozesse aus.
Hohe Qualität und Anerkennung des Einkaufs: Das Unternehmen hat das große Glück, eine äußerst kompetente Einkaufsleiterin in den Reihen zu haben. Sie überzeugt durch Intelligenz, umfangreiche Erfahrung und hohes Engagement. Durch diese Stärken hat sie sich den Respekt und die Wertschätzung der anderen Abteilungen sowie der Geschäftsführung erarbeitet.
Es war für mich eine wertvolle Gelegenheit, von der Kollegin zu lernen und einige Ihrer Ansätze anzusehen.

Meine Erfolge:

Trotz der bereits sehr guten Organisation im Einkauf und den etablierten Vergabeprozessen habe ich nicht aufgehört, nach Verbesserungspotenzialen zu suchen und konnte tatsächlich einige wertvolle Optimierungen umsetzen:

  • Pünktliche Umsetzung aller Vergabeverfahren:
    Alle mir anvertrauten Vergabeverfahren wurden termingerecht abgeschlossen. Durch eine optimierte Beschaffungsplanung, die ich neu strukturiert habe, wurde der gesamte Ablauf effizienter gestaltet.
  • Optimierung der Vergabeformulare und Dokumente:
    Das leidige Thema der benötigten Vergabeformulare habe ich angepackt und gelöst. Jetzt sind alle notwendigen Formulare und Dokumente zentral und übersichtlich organisiert. Jeder Mitarbeiter im Einkauf für Planungs- und Bauleistungen kann nur per Knopfdruck sehen, welche Unterlagen für sein Verfahren erforderlich sind und findet die aktuelle Version sofort. Ein echter Erfolg, der den Arbeitsalltag erleichtert!